各部门：
现将《4008云顶集团游戏平台< 归档文件整理规则>实施细则（修订）》印发给你们，请按要求做好本部门档案材料的整理工作。
原《4008云顶集团游戏平台〈归档文件整理规则〉实施细则（修订）》（苏信院办〔2014〕4号）废止。
4008云顶集团游戏平台
2018年11月16日
4008云顶集团游戏平台
《归档文件整理规则》实施细则
（修 订）
第一章 总 则
第一条 为做好学院的档案工作，提高文件材料整理工作的效率，推进文件、档案管理的现代化，根据国家档案局发布的《归档文件整理规则》、教育部颁布的《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》、教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》和上级有关法规文件精神，结合本院实际，制订本实施细则。
第二条 本实施细则所指的归档文件，是指学院在各项职能和业务活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料。
第三条 本实施细则所指的归档文件整理，是指将归档文件以件为单位进行分类、排列、编号、编目、装盒等，使之有序化的过程。
第四条 归档文件的整理应遵循文件形成的规律，保持文件之间的有机联系，区分不同保管期限价值，便于保管和利用，有利于降低保管成本与提高工作效率的原则。
第二章 归档文件整理的组织工作
第五条 学院各部门在工作中形成的具有保存价值的文件材料，由部门兼职档案员按照《4008云顶集团游戏平台归档工作流程》（附件1）、《4008云顶集团游戏平台档案实体分类方案》（苏信院办〔2018〕 号）的规定进行整理，归档的文件材料按自然年度划分（如：2014年1 月1日至2014年12月31日所产生的归档文件），每年7月底前完成上一年度档案的整理归档工作，按时向学院综合档案室移交。
第六条 各部门兼职档案员应做好归档文件的平时积累，及时收集，严格登记，严格检查，妥善保管。
第七条 综合档案室工作人员必须严格履行岗位职责，加强与各部门的联系和沟通，进行业务指导和咨询服务，认真细致，严把质量检查关。
第三章 归档文件的整理
第八条 归档文件的整理
一、归档文件以件为单位进行整理，在遵循便于整理和利用的原则下,视文件材料的实际情况灵活处理，下列文件或文本在整理、录入目录时，应归在一起：
（一）文件正本与定稿应作为一件,重要文件需保留不同稿本（包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等）的，可将正本与历次稿本各作为一件。
（二）正文与附件为一件，如果附件数量较多，或者太厚，也可各为一件。
（三）正文与文件处理单（包括公文批办单、文件制发程序单等）作为一件。
（四）原件与复制件作为一件。
（五）转发文与被转发文作为一件。
（六）装订成册的报表、名册、图册等，按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件；未装订成册而式样同一的表格按一定的单位组合起来作为一件。
（七）请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文件，可作为一件。
（八）学院会议记录、纪要、议题提交单，包括党委会、党委扩大会、院长办公会议等，以每次会议为一件，以会议记录本形式记录的保持原有的文件排列顺序，归在一起。学院各部门的会议记录一本或一年作为一件。
（九）在教学类档案中，一般采用:
全日制和成人教育学籍卡等学籍档案，一个班级作为一件；
全日制和成人教育招生名册，按年度计件或视材料的实际情况而定;
学籍变动中的审批表等，按年度或视实际情况作为一件或数件；
学生处分材料，同一处分决定及依据材料等作为一件；
英语、计算机、普通话测试成绩，同一批次的作为一件；
教学JX15中的归档材料，按学期作为一件，若归档材料较多时，可分为若干个件，但同一事由的材料应集中归在一起，由各系、部负责整理，如：学期开课计划、教学进程表、总课程表、课程与任课教师安排表等。
（十）出版类档案中，出版物的正本，按出版物正本的自然状态界定件，同一种期刊的同期底稿视作一件。
（十一）仪器设备类档案中，仪器设备的随箱材料，以其自然形态分别确定件。
（十二）科研类档案中，科研项目文件材料按其自然形成规律，保持文件材料之间的有机联系，同一课题立卷归档。
（十三）基建类档案中，属于JJ11综合类的材料，可将同一类材料视作一件；属于JJ12类的材料，则以单项工程立卷归档。
（十四）外事类档案的出入境材料，可按人（团组）为单位组成件，即同一人（团组）的同一次出(入)境的请示、批复、来往函件作为一件。
（十五）财会档案中，属于CK11综合类的材料，可将同一类材料视作一件；其他类立卷归档。
（十六）行政类审计档案，一项审计活动的审计报告、通知书、方案、工作底稿等作为一件，如果归档材料的数量较多，可视情况分为几件。
（十七）招投标类档案，按项目立卷归档。
二、以件作为保管单位的各文本或稿本的排列顺序：正本在前，定稿（底稿）在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；批复性文件在前，请示性文件在后；结论性材料在前，依据性材料在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后，或者汉文本在前，少数民族文字文本在后；公文批办单排在文件前面;文件制发程序单、修改稿在正文后面。
三、对规格大于A4型纸的报表、图样等材料，按照A4型纸的尺寸加以折叠，注意尽量减少折叠次数，同时，折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外。
四、整理归档文件，必须对不符合要求的文件材料进行必要的修整。其主要工作内容包括：
（一）对破损的文件材料应予修整；
（二）对字迹模糊或易褪变的文件进行复制，包括对以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料以及传真件等,复制方法主要采用复印；
（三）去除易锈蚀的金属物，包括订书钉、曲别针、大头针等易氧化、腐蚀的装订用品。对于装订成册不便拆钉的刊物、书籍等（特别重要的除外)，可保持原貌。
第九条 归档文件的分类
归档文件的分类按《4008云顶集团游戏平台档案实体分类方案》（苏信院办〔2018〕 号）执行。
第十条 归档文件的排列
一、归档文件的排列，是指在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。
二、归档文件的排列应坚持“事由”原则，即同一事由形成的相关文件材料排列在一起。“事由”是指一件具体的事，一个具体的问题或一段较紧密的工作过程等。
三、同一事由内归档文件的排列，一般按文件形成时间的先后顺序排列，也可按文件的重要程度排列，重要的、结论性的文件在前，其他的文件在后。
四、不同事由间归档文件的排列:
（一）按不同事由办结时间的先后顺序排列；
（二）按事由的重要程度排列。将主要职能或重要活动形成的文件排在前面，其它工作形成的排在后面，或将综合性工作形成的文件排在前面，具体业务工作的排在后面；
（三）按事由具有的共同属性分别集中排列。一是按责任者或承办部门分别集中排列，二是按照不同问题分别集中排列。
特殊情况下，可采用上述几种相结合的方法排列。
五、对具有保存价值、但未及时归档的零散文件，将其排列在相应年度相同类别文件的最后，并在备考表中说明。
第十一条 归档目录的著录
一、目录的著录。登陆档案信息管理系统，著录件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注、保管期限、分类号等项目。
目录各项目的具体填写要求如下：
责任者：文件的发文机关或署名者。责任者采用全称或规范化的简称；联合发文责任者超过两个的，标出两个加“等”字；未署责任者的文件，编目时应考证清楚并填写。
文号：文件的发文字号。按文件的文号全部填写，不能省略，年度统一使用方括号。
题名：文件标题。录入题名时应注意如下问题：
1．文件无标题或标题含义不明时的处理方法：文件标题是“通知”或“便函”一类的，根据文件内容重新拟写标题，新拟或补充的题名要加“［］”号；批转性文件只反映字号的，根据文件内容补充题名，补充的题名要加“［］”号；基建档案、科研档案涉及工程、科研项目的材料，著录时要注明相应工程、科研项目的名称，新拟或补充的题名要加“［］”号。
2．正文有重要附件而正文题名又不反映附件内容的，附件题名须录入，外加“［］”号。
日期：指文件的成文日期，多份文件作为一件时，以最新的日期为准。以8位阿拉伯数字写明年、月、日，如2002年5月19日应写为20020519；对没有落款日期的文件材料，要根据文件内容加以考证并填写。
保管期限：归档文件保管期限按《4008云顶集团游戏平台档案实体分类方案》（苏信院办〔2018〕 号）的有关规定进行鉴定、填写。
页码：有文字的页面算一页，空白页不计数。使用铅笔编页码。具体方法是：一张纸两面都有文字的，正面编在右上角，背面编在左上角。
页数：每一件归档文件的总页数，页数标在每份文件首页的左上角。
备注：需要注明的事项。
二、各部门完成归档文件目录的录入后，与归档材料一起，向综合档案室移交。
三、综合档案室负责编制学院归档总目录和分类目录，应按规范要求装订成册并编制封面。
第十二条 备考表
备考表（附件2）填写的内容是：对归档文件需要补充说明的情况。包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等，并由整理人及部门负责人（检查人）签名，注明归档时间。
第十三条 归档文件的装盒
一、档案盒的样式、规格及质量要符合国家有关规定，由综合档案室统一提供档案盒。
二、归档文件应按照件号的先后顺序装入档案盒。装盒时，按照分类，将同一类别、相同保管期限的归档文件装在一起，一盒装不下，续装下一盒；不同类别、不同保管期限的归档文件不要装入同一档案盒中。
三、在档案盒盒脊上准确标识各检索项。包括全宗号、年度、分类号、盒内归档文件起止件号。如：“2005-XZ11-1～15”。
第四章 附 则
第十四条 本实施细则适用于本院以纸质材料为载体的各类档案的归档。
第十五条 本实施细则由院长办公室负责解释。
第十六条 本实施细则从2015年1月1日起施行。原《江苏信息职业技术学院〈归档文件整理规则〉实施细则（修订）》（苏信院办〔2014〕4号）废止。
